10 نصائح لتوفير الوقت لمستندات Microsoft Word

يستغرق إنشاء أي نوع من المستندات وقتًا. سواء كان تقريرًا أو سيرة ذاتية أو مقالًا أو اقتراحًا ، فأنت بحاجة إلى كتابة الكلمات وإضافة وسائط وتنسيق كل هذا المحتوى. لمساعدتك في أداء المهام بسرعة عند إنشاء مستند Microsoft Word ، توفر لك هذه النصائح الوقت بحيث يمكنك التركيز على الجوانب الأكثر أهمية.

1. ابدأ بقالب

يعد البدء بقالب من أكبر الأشياء التي توفر الوقت عند إنشاء مستند. يمنحك هذا قاعدة المستند بالبنية والتنسيق بحيث يمكنك ببساطة إضافة المحتوى الخاص بك.

بغض النظر عن نوع المستند الذي تقوم بإنشائه ، يمكنك على الأرجح العثور على قالب له في Word أو على موقع ويب تابع لجهة خارجية.

ابحث عن قالب في Word

1. للبحث عن قالب في Word ، حدد علامة التبويب “ملف” ، واختر “جديد” على اليسار ، ثم أدخل كلمة رئيسية أو اثنتين في مربع “بحث” ، أو اختر فئة تحتها.

2. بمجرد رؤية النموذج الذي يعجبك ، حدده وانقر على “إنشاء”.

3. سيفتح القالب في نافذة Word الحالية لديك لإضافة العناصر الخاصة بك وتخصيصها.

ابحث عن نموذج تابع لجهة خارجية عبر الإنترنت

إذا كنت لا ترى قالبًا يعجبك في Word ، فهناك العديد من مواقع الويب التي تقدم قوالب Word مجانية ومدفوعة. فقط لاحظ أنك ستحتاج إلى تنزيل النموذج من موقع الويب ، لذا اتخذ أي احتياطات ضرورية عند الحصول على ملف من مصدر عبر الإنترنت.

تقدم مواقع الويب الرائعة هذه قوالب Word ، وهي مكان رائع للبدء:

• Template.net: اختر من بين القوالب المجانية والمدفوعة ، مثل الكتيبات والخطابات والتقارير والسير الذاتية والنشرات والجداول والاستطلاعات والمزيد.
• Vertex42: تصفح العديد من قوالب Word المجانية ، مثل خطط الأعمال والفواتير وجداول الأعمال والخطابات ومحاضر الاجتماعات والاتفاقيات والمزيد.
• SmileTemplates: تحقق من القوالب المجانية ، جنبًا إلى جنب مع خيارات التخصيص المدفوعة للقوائم ذات السمات والأبحاث والقوالب التعليمية والدينية وقوالب الأعمال.

نصيحة: يمكنك أيضًا إنشاء القالب الخاص بك في Word لإعادة استخدامه مرارًا وتكرارًا.

2. استخدم المحرر المدمج للتصحيحات

عندما تحتاج إلى إجراء تدقيق إملائي وتدقيق نحوي وأيضًا علامات الترقيم والوضوح وسهولة القراءة ، استخدم أداة المحرر المضمنة. على غرار Grammarly ، يساعدك هذا في تسريع العثور على التصحيحات التي تحتاج إلى إجرائها.

1. انتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” ، وحدد “محرر” في الشريط.

2. سيتم فتح شريط جانبي يوفر لك النتيجة الإجمالية والتصحيحات والتحسينات وأوجه التشابه.

3. حدد تصحيحًا وقم بإصلاحه.

4. انقر أيضًا على “إحصائيات المستند” أسفل “إحصاءات” للاطلاع على “إحصائيات قابلية القراءة” ، مثل عدد الكلمات ، ومتوسط ​​الكلمات لكل جملة ، والنسبة المئوية للجمل المبنية للمجهول.

3. تنسيق النص بسرعة باستخدام الأنماط

الاتساق عنصر مهم في الوثيقة. من استخدام نفس نمط الخط للعناوين إلى نفس التصميم لعروض الأسعار ، فأنت لا تريد خليطًا يقدم مظهرًا غير احترافي.

باستخدام ميزة الأنماط ، يمكنك تنسيق النص الأساسي والعناوين والعناوين الفرعية والعناوين بسرعة وثبات.

1. حدد النص الذي تريد تنسيقه ، وانتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية” ، وافتح القائمة المنسدلة “الأنماط”.

2. اختر نمط النص لتطبيقه على النص المحدد.

3. قم بتطبيق نفس النمط على النص المتبقي الخاص بك بنقرة بسيطة. بالإضافة إلى ذلك ، ستتغير الأنماط وفقًا للموضوع الذي تستخدمه في علامة التبويب “التصميم”. لديك خيار إنشاء نمط مخصص إذا كنت ترغب في ذلك.

4. تغيير حالة الرسالة بنقرة واحدة

ربما أنشأت مستندك عن طريق الخطأ مع تشغيل Caps Lock أو تحتاج إلى ضبط الكتابة بالأحرف الكبيرة لأجزاء معينة ، مثل العنوان أو العنوان. قم بتغيير حالة الأحرف بسرعة دون الحاجة إلى تغييرها يدويًا أو إعادة كتابة النص.

1. حدد النص الذي تريد تغييره ، وانتقل إلى علامة التبويب “الصفحة الرئيسية”. افتح القائمة المنسدلة “تغيير الحالة” في مجموعة الخط ، واختر الحالة التي تريدها.

2. اختر من بين أحرف الجملة ، أو الأحرف الصغيرة ، أو الأحرف الكبيرة ، أو حالة الأحرف الكبيرة ، أو اجعل الحرف الأول من كل كلمة كبيرًا.

3. سيتم تحديث النص المحدد الخاص بك.

5. إضافة إدخالات النص التلقائي التي يعاد استخدامها

بالنسبة لأشياء مثل الأسماء والعناوين ومواقع الويب وأسماء الشركات والتوقيعات ومعلومات الاتصال ، يمكنك إعداد إدخالات تلقائية (نص تلقائي) وإعادة استخدامها. يمكنك حتى استخدام الإدخالات عبر مستندات Word المستقبلية.

1. ابدأ بتحديد النص الذي تريد حفظه. على سبيل المثال ، نقوم بحفظ مقتطف من النص يحتوي على الاسم والمسمى الوظيفي والشركة والعنوان ورقم الهاتف.

2. افتح قائمة “استكشاف الأجزاء السريعة” في علامة التبويب “إدراج” ، وانتقل إلى “النص التلقائي” ، واختر “حفظ التحديد في معرض النص التلقائي.”

3. امنح إدخال النص التلقائي “اسمًا” و “وصفًا” اختياريًا في مربع “إنشاء قالب إنشاء جديد”. اترك الإعدادات الافتراضية في الحقول المتبقية كما هو موضح أدناه ، أو اضبطها إذا لزم الأمر. حدد “موافق” لحفظ الإدخال.

4. استخدم إدخال النص التلقائي المحفوظ عن طريق وضع المؤشر في هذا المكان ، والعودة إلى “إدراج -> استكشاف الأجزاء السريعة” ، والانتقال إلى “النص التلقائي” ، ثم اختر الإدخال الخاص بك.

6. قم بتمكين الحفظ التلقائي للحفظ تلقائيًا

لا يوجد شيء أسوأ من إنشاء مستند ، مع نسيان النقر فوق حفظ بين الحين والآخر ، ثم فقدانه. سواء كان ذلك بسبب انقطاع التيار الكهربائي أو تعطل التطبيق ، ستجد نفسك تبدأ من البداية ، وتضيع الكثير من الوقت.

باستخدام الحفظ التلقائي في Word ، سيتم حفظ عملك تلقائيًا. ستحتاج إلى حساب خدمة تخزين متصل ، مثل Microsoft OneDrive أو SharePoint ، لحفظ مستندك.

1. قم بتشغيل مفتاح التبديل “حفظ تلقائي” في شريط عنوان التطبيق.

2. اختر موقع تخزين ، مثل “OneDrive” أو “SharePoint” ، وسيتم تحميل المستند الخاص بك.

3. سيتم تشغيل مفتاح التبديل “حفظ تلقائي” ، وسيتم حفظ المستند بشكل متكرر.

4. اضبط إعدادات الحفظ التلقائي عن طريق تحديد “ملف -> خيارات”. اختر “حفظ” على اليسار. ستكون خيارات الحفظ التلقائي على اليمين.

5. اختر تنسيق الملف وتوقيت الحفظ التلقائي وموقع الاسترداد التلقائي. انقر فوق “موافق” لحفظ التغييرات.

إذا قمت بتنفيذ إجراءات معينة في كثير من الأحيان – مثل تراجع أو إعادة أو حفظ باسم – قم بإضافتها إلى شريط أدوات الوصول السريع على الجانب الأيسر من شريط عنوان Word.

الشيء الجميل في شريط أدوات الوصول السريع هو أنه يمكنك تخصيصه بالإجراءات أو الأوامر التي تستخدمها أكثر من غيرها.

1. حدد سهم “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع” ، واختر الإجراءات التي تريدها.

2. قم بتضمين إجراءات أخرى عن طريق تحديد “المزيد من الأوامر”.

3. حدد الإجراء في القائمة الموجودة على اليسار ، وانقر فوق “إضافة” في المنتصف لإضافته إلى قائمة شريط أدوات الوصول السريع على اليمين.

4. حدد “موافق” لحفظ التغييرات.

نصيحة: هل تستخدم شريط أدوات الوصول السريع أكثر من الشريط؟ حدد “إظهار الشريط السفلي” في قائمة “تخصيص شريط أدوات الوصول السريع”.

8. تخصيص شريط الحالة لعدد الكلمات والصفحات والمزيد

إلى جانب شريط أدوات الوصول السريع المريح ، يوجد شريط الحالة في أسفل نافذة Word. يمكن بسهولة عدم استخدام هذه البقعة ، ولكنها المكان المثالي لعرض تفاصيل المستند في لمحة.

ربما تحتاج إلى مراقبة عدد كلمات المستند الخاص بك ، أو عرض عدد الصفحات ، أو التكبير والتصغير بشكل متكرر ، أو ترغب في معرفة رقم السطر الذي تتصفحه. يمكن إضافتها إلى شريط الحالة للعثور عليها بسهولة.

1. انقر بزر الماوس الأيمن فوق شريط الحالة لعرض قائمة بجميع الإجراءات. حدد ما تريد إضافته.

2. انقر في أي مكان خارج القائمة للعودة إلى المستند الخاص بك ومشاهدة شريط الحالة المحدث.

9. استخدم مربع البحث للعثور على الإجراءات والأوامر

مع العدد القوي من الميزات التي يقدمها Word ، قد يكون من الصعب العثور على الميزة التي تحتاجها بالضبط. يمكن أن توفر لك أداة غير مستخدمة الوقت من البحث في كل شريط في كل علامة تبويب. باستخدام مربع البحث في الجزء العلوي ، يمكنك العثور على الإجراءات والأوامر بسرعة.

حدد رمز “بحث” (عدسة مكبرة) ، وأدخل مصطلحًا للإجراء أو الأمر. على سبيل المثال ، أدخل “جدول الرسم” لمشاهدة الخيارات الخاصة بذلك في النتائج ، ثم حدد الخيار الذي تريده.

اختياريًا ، استخدم الإملاء للعثور على إجراء أو أمر. افتح مربع “بحث” كما هو موضح أعلاه ، وانقر فوق رمز “ميكروفون”. قل الإجراء المطلوب بدلاً من ذلك.

10. استخدم تلميحات المفاتيح في Word على Windows

نصيحة واحدة أخيرة لتوفير الوقت لبرنامج Word هي لمستخدمي Windows. إذا كنت ترغب في استخدام اختصارات لوحة المفاتيح ، فإن النصائح الأساسية في Word تناسبك.

بالضغط على ملف بديل المفتاح ، سترى مؤشرات الأحرف معروضة لعلامات التبويب وأزرار الشريط. اضغط على الحرف للإجراء الذي تريد القيام به.

على سبيل المثال ، لعرض صفحات المستند جنبًا إلى جنب ، اضغط على بديل + دبليو لفتح علامة التبويب “عرض”.

يضعط ح عن “جنبًا إلى جنب”.

دقيقة هنا وثانية هناك

محتوى المستند الخاص بك هو ما تنقل رسالتك. للتركيز على ذلك ، قلل الوقت الذي تقضيه في عملية الإنشاء باستخدام هذه النصائح المفيدة لبرنامج Microsoft Word. سواء دقيقتان أو بضع ثوانٍ ، سيكون من دواعي سروري أن تحصل على هذا الوقت لأشياء أخرى.

إذا كنت تعمل أيضًا على جداول البيانات المالية أو التتبع أو إعداد الفواتير ، فتحقق من هذه الحيل التي يمكن أن توفر لك الوقت في Microsoft Excel أيضًا.

رصيد الصورة: Pixabay. جميع لقطات الشاشة بواسطة Sandy Writtenhouse.